Unternehmer Hubert Flaig gibt spannende Einblicke in seine ErfahrungenDigitale Zeiterfassung: Das müssen Sie wissen

Tipps zur Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Experten raten, sich vor Einführung einer digitalen Zeiterfassung umfassend mit den infrage kommenden Systemen zu befassen. Folgende Fragen sollten im Vorfeld beantwortet werden:

• Welche Zeiten und Informationen will ich überhaupt erfassen und wie will ich diese auswerten? (Arbeitszeiten, Projektstunden, Überstundenmodelle)
• Wofür will ich die erfassten Zeiten nutzen?
• Wie viel (Mitarbeiter-)Zeit und Kosten will ich investieren?

Weiteres Vorgehen

• Betreiben Sie Marktrecherche, fragen Sie Kollegen, Experten der Handwerkskammer oder Google, welche Software für Sie infrage kommt
• Bilden Sie ein Projektteam, das einen Anforderungskatalog erstellt
• Lassen sich vor der Testphase in der Anwendung der Software schulen, sonst fällt die Beurteilung schwer
• Stellen Sie nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig auf die digitale Zeiterfassung um. So vermeiden Sie Stress und Chaos. Starten Sie stattdessen mit ein bis drei Mitarbeitern, die eine Affinität zu dem Thema haben und lernen Sie, wo die Zeiterfassung gut funktioniert und wo das System noch hakt. Dann können Sie schrittweise mehr Mitarbeiter umstellen.
  
  

Blick in die Praxis

Über die Chancen und Schwierigkeiten der digitalen Zeiterfassung berichtet Hubert Flaig, Schreinermeister aus Hardt. In seiner Schreinerei beschäftigt er 60 Mitarbeiter und bearbeitet rund 1.000 Aufträge im Jahr. Im Jahr 2006 hat er die Zeiterfassung in seinem Betrieb auf die neue Technologie umgestellt. "Die Arbeitszeit ist unser teuerstes Gut und gleichzeitig das am einfachsten zu verschwendende Geld", beschreibt er seine Motivation. Die große zeitliche Differenz zwischen der vollen Arbeitszeit seiner Mitarbeiter und der auf den Aufträgen dokumentierten Stunden habe letztlich dazu geführt, dass er sich für die digitale Zeiterfassung entschieden habe.

Ein weiteres Argument sei die Nachkalkulation gewesen, denn "ein Betrieb ohne Nachkalkulation ist ein Himmelfahrtskommando", so Flaig. Dank der digitalen Erfassung könne er die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter deutlich einfacher und genauer für die Nachkalkulation einsetzen.

Hubert Flaig ist überzeugt von der neuen Technologie. "Ich kann jederzeit nachvollziehen, wie der aktuelle Stand der Projekte ist und bei Problemen frühzeitig gegensteuern." Der Soll-Ist-Vergleich stellt für den Unternehmer den größten Vorteil dar. "Unser System ist übersichtlich und transparent."

Aber der Unternehmer richtet auch mahnende Worte an seine Zuhörer. Die digitale Zeiterfassung allein sei kein Heilsbringer – Struktur und Disziplin von Seiten des Arbeitgebers seien unverzichtbar. "Was vorher ein Saustall ist, ist nachher ein digitaler Saustall", betont er. "Die vielen digital generierten Daten muss man auch auswerten, sonst entsteht reiner Datenmüll."

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Das sagen die Besucher der Veranstaltung

"Mich interessiert, wie ich die digitale Zeiterfassung für mich nutzen kann, um beispielsweise Fahrzeiten zu dokumentieren. Momentan arbeiten wir mit Wochen- und Tageszettel, aber diese Methode ist relativ ungenau. Für mich ist es schwer nachzuvollziehen, wo die Zeit tatsächlich bleibt. Von der digitalen Zeiterfassung erhoffe ich mir mehr Transparenz – auch für die Abrechnung beim Kunden."
Björn Wegmann, Inhaber eines Malerbetriebs mit Hauptsitz in Friedingen an der Donau und einer Filiale in Stockach, 12 Mitarbeiter.

"Eine digitale Zeiterfassung im Betrieb einzuführen ist ein komplexer Prozess. Das geht nicht von heute auf morgen. Wir warten noch etwas ab."
Ulrike Sauter-Steidle, Sauter GmbH Putz & Farbe, Singen

"Digitale Zeiterfassung ist definitiv die Zukunft. Ich habe mich darüber auch schon informiert."
Maria Muffler, Muffler Holzbau GmbH, Orsingen-Nenzingen