BetriebsführungE-Rechnung ab 2025: Das müssen Sie wissen

Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gelten ab 2025 neue Vorschriften: Ab 1. Januar müssen sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Sinnvoll ist hierfür die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs, das ausschließlich für E-Rechnungen verwendet und regelmäßig archiviert wird. Für die Archivierung ist die Speicherung im E-Mail-Postfach allerdings nicht ausreichend, weil die Archivierung GoDB-konform erfolgen muss. Laut GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) müssen Rechnungen 10 Jahre lang revisionssicher gespeichert werden. Nicht erlaubt ist der Ausdruck und die Ablage digitaler Rechnungen in Papierform. Der umgekehrte Weg – Papierrechnungen einscannen und digital archivieren – ist jedoch möglich; man nennt dies auch „ersetzendes Scannen“.

Die GoBD müssen bereits seit 2015 erfüllt werden.

Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnung oder elektronische Rechnung bedeutet, dass die Rechnungsinformationen in einem elektronischen Format übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden. Nur bis zum Jahresende 2024 ist PDF als elektronisches Format zulässig. Ab 2025 schreibt die Regierung vor, welche Formate zu verwenden sind. Diese müssen der Europäischen Norm EN-16931 entsprechen. Die zwei gängigsten Formaten sind hier die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.

Bei einer E-Rechnung handelt es sich also um eine sogenannte „Strukturdatei“, die aus einem maschinell lesbaren Datenanteil besteht. Dieser Datenanteil ist menschlich nicht ohne Weiteres bzw. nur für Fachleute lesbar.

Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?

Ein Standard, der den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme möglich macht, ist die XRechnung. Wer elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung schickt, muss XRechnung verwenden. Für andere Rechnungsempfänger ist auch das hybride Format zulässig – z.B. ZUGFeRD. ZUGFeRD verbindet PDF und Strukturdatei.

Das Format einer E-Rechnung muss verschiedenen Normen, Verordnungen und Nutzungsbedingungen entsprechen.

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Um E-Rechnungen empfangen zu können, ist es wichtig, ein funktionierendes E-Mail-Postfach zu haben. Alternativ können digitale Schnittstellen oder Kundenportale genutzt werden, um E-Rechnungen herunterzuladen.

Um elektronische Rechnungen im XRechnung-Format lesen und prüfen zu können, braucht man sogenannte „Viewer“, d.h. Software, die den Datensatz visualisiert. Kostenfrei ist der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung, der auf dem ELSTER-Portal freigeschaltet ist:

 E-Rechnung über das ELSTER-Portal visualisieren

Spezielle Software-Lösungen helfen nicht nur beim Empfang, sondern auch bei der Erstellung und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen – was für alle Unternehmen voraussichtlich ab dem Jahr 2028 verpflichtend sein wird.