Klaus Pfau von der Baugesellschaft Schleith verrät, welche Vorteile ein Dokumenten Management System bietet und worauf Unternehmer bei der Einführung unbedingt achten sollten"Mehr Vorteile als Nachteile"
Herr Pfau, worin sehen Sie die Vorteile eines digitalen Dokumenten Management Systems, kurz DMS?
Durch dieses System können wir Kollegen, die an verschiedenen Standorten arbeiten, virtuell zusammenzubringen. Vor der Einführung haben wir alle Arbeitsabläufe und -prozesse noch einmal auf ihre Effizienz hin überprüft. Dadurch laufen sie in digitaler Form sehr strukturiert und funktional ab.
Einen weiteren großen Vorteil sehe ich in der Texterkennung unserer Rechnungsbelege. Diese werden automatisch ausgelesen, so dass Kostenstelle, Kreditor und Rechnungsbeträge direkt in vorgefertigten Buchungssätzen landen. Über die automatische Verschlagwortung sind sie über die Suche jederzeit schnell abrufbar. Last but not least sparen wir durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen auch Papier - und den Platz, den wir für die Archivierung von Papierrechnungen bräuchten.
Was sind die Nachteile eines digitalen Büros?
Es ist eine Menge Administration nötig, die bei uns von den IT-Kollegen übernommen wird. Nicht zu vergessen sind natürlich auch die Anschaffungskosten für das DMS und die laufenden Lizenzgebühren. Und wer alle Rechnungen und Belege elektronisch archiviert, muss die Daten jederzeit revisionssicher bereithalten – dass das funktioniert, muss man halt sicherstellen. Allerdings bietet die digitale Buchführung meiner Meinung nach deutlich mehr Vorteile als Nachteile.
Klaus Pfau, kaufmännischer Leiter bei der Schleith Baugesellschaft.
Welche Tipps geben Sie Unternehmern, die überlegen, ein DMS einzuführen?
Definitiv sollten sie sich im Vorfeld Gedanken zu den bestehenden Strukturen machen und diese hinterfragen. Und zwar dahingehend, wie die Prozesse sinnvoll digitalisiert werden können. Gleichzeitig ist es sehr wichtig zu definieren, welche Strukturen neu aufgebaut werden müssen, damit ein guter Workflow möglich ist.
Man darf auch die Mitarbeiter nicht vergessen. Die müssen hinter dem Projekt stehen. Das geht nur, wenn sie es für sinnvoll halten. Deswegen ist mein Tipp: Überlegen Sie gut, welche Mitarbeiter bei der Implementierung eingebunden werden müssen und wie Sie sie für das Projekt begeistern. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich sagen, dass es Mitarbeitern sehr hilft, wenn das digitale System einen gewissen Wiedererkennungswert hat und die digitalen Abläufe den analogen ähneln. Dann fällt die Gewöhnung an das digitale Arbeiten viel leichter.